Sådan får du folk til at acceptere en svær beslutning

Forestil dig, at du er den administrerende direktør for en produktionsvirksomhed, hvor der er kommet nye ordrer i hus. Du ved, at du burde fejre det, men i stedet føler du, at du har fået en mavepuster. Dine produktionsmaskiner har kapacitets- og materialebegrænsninger, og du kan derfor ikke levere alle de nye ordrer. Du er nødt til at beslutte dig for, hvilke ordrer der skal leveres, hvilke ordrer der bliver forsinket samt hvilke ordrer du bliver nødt til at afvise.

Din beslutning vil komme til at favorisere nogle personer, og du vil komme til at have desperate kunder, vrede sælgere og frustrerede fabriksansatte. Hvis du ikke gør det rigtige, vil dit omdømme blandt interessenterne blive ramt.

Et andet svært beslutningsscenario er, at du er blevet fortalt, at du er blevet afskediget. Det er ikke overraskende, da din virksomhed og området du bor i, er kriseramt. Bliver du i det område, hvor dine børn går i skole? Eller vælger du at flytte til en anden by, hvor der er langt bedre jobmuligheder?

Beslutningen der skal træffes, er fuld af usikkerhed. Hvis du vælger at flytte, vil du have ekstra udgifter og måske endda miste dit netværk. Hvis du bliver, vil du være i samme båd som din nabo, der har været ude af arbejdsmarkedet i to år.

Alle ledere skal træffe svære beslutninger, der kan have konsekvenser for deres virksomhed, deres personlige omdømme og karriere.

Første skridt i mod at træffe denne form for beslutninger, er at forstå, hvad der gør dem så svære. Alexander George, der har forsket i, hvordan man tager ledelsesbeslutninger, udpegede to faktorer, der spiller ind:

  • Usikkerhed: Ledere har aldrig tid eller ressourcer til fuldt ud at forstå alle de konsekvenser, deres beslutninger kan have.
  • ”Værdi kompleksitet”: Dette er George’s betegnelse til at forklare, at selv de ”bedste” beslutninger vil skade nogle mennesker og underminere værdier, som lederen ellers foretrækker at støtte.

De beslutninger, som administrerende direktører, mellemledere, ansatte og forældre skal tage, har ofte de samme faktorer. Usikkerhed og ”værdi kompleksitet” får os til at frygte, forsinke og udsætte, når vi skal tage en beslutning.

Hvilke trin kan ledere følge for at håndtere disse faktorer, når de skal træffe beslutninger?

 

Overvind usikkerhed

Vores første reaktioner på usikkerhed får os ofte til at komme i problemer. Pas på de følgende fire faldgruber:

  • Undgåelse: Det føles ofte som om problemerne sniger sig ind på os, men i virkeligheden har vi dog undladt at agere overfor problemerne på et tidligere stadie, selvom vi godt vidste de var på vej. Et eksempel kunne være at dine produktionsmaskiner har arbejdet på højtryk det sidste stykke tid, eller at der har været nogle enkelte problemer i din forsyningskæde. I stedet for at tage en beslutning om at købe flere maskiner eller finde nye leverandører, vælger du at acceptere tingenes tilstand, som værende tilstrækkelige. På et tidspunkt kan du ikke længere leverer dine ordrer.
  • Fiksering: Når et problem dukker op, fyldes vores krop op med adrenalin, og vi fikserer os på problemet. I kampen mod problemet, er vi ikke i stand til at tænke strategisk. Ved at fokusere udelukkende på det åbenlyse og kortsigtede problem, betyder det ofte, at vi overser den bredere og mere langsigtede konsekvens.
  • Simplificering: Vores instinkt får os også til at simplificere situationen. Vi vælger at dele verden op i venner og fjender, og ser vores muligheder som en vind eller tab beslutning. Realisering af en vellykket beslutning, kræver ofte at bryde simplificeringen, og opdage nye måder at løse problemet på.
  • Isolation: Først tænker vi, at hvis vi udskyder problemet, bliver det lettere at løse. For eksempel kan det føles sikrere at skjule problemet for din chef eller dine kunder, mens du finder ud af, hvad du skal gøre. Som følge heraf, kan du komme til at vente for længe med at løse problemet, og derfor bliver problemet større.

For at undgå disse faldgruber, er det bedst at tage trinvise beslutninger, uden at låse sig fat på en beslutning for hurtigt. Nedenfor er der fem ting, som du kan gøre for at reducere usikkerheden, når du vurderer dine muligheder:

  • Vurder situationen: Først skal du overveje risiciene ved ikke at handle. For det andet skal du prøve at overveje fordele og ulemper af dit valg. Du kan gå igennem forskellige scenarier for at afdække skjulte risici og opdage nye muligheder. Hvis du for eksempel har mistet dit arbejde og ikke opsøger nye muligheder, vil dette medføre uacceptable risici. Ved at flytte et andet sted hen, hvor der er en høj beskæftigelse, kan være det rigtige valg, men der kan være en del omkostninger. Lav en liste over fordele og ulemper ved at flytte og ikke flytte.
  • Du må ikke sidde fast: Udfordre dine antagelser. Spørg dig selv: ”Kan vi gøre begge dele?”. Og ”Hvilke andre muligheder er der tilgængelige?”. For eksempel kan du fokusere i din jobsøgning i et område med en høj beskæftigelse uden at flytte. Hvis du finder et job et andet sted, ville det så være muligt for dig at arbejde hjemmefra?
  • Få andres perspektiver: Tal med andre om din situation. Hvis du snakker med andre du stoler på, om dine egne vurderinger af muligheder, vil du få udvidet din horisont og dermed også dine valgmuligheder.
  • Test dine muligheder: Find en måde at teste dine muligheder på. Du kan for eksempel prøve at få nogle af dine sælgere til at ringe til kunderne, for at fortælle dem, at deres ordrer bliver forsinket, og se hvad kundernes reaktion er på dette. Du kan prøve at outsource nogle enkelte ordrer til en anden producent. Ved at bruge denne metode, kan du se, hvilke fordele og ulemper, hver mulighed har.
  • Tag et skridt ad gangen: Bryd din beslutning ned til enkelte trin. Bestem dig for det næste skridt, som du skal tage. For eksempel er det næste trin ikke at flytte til Frederikshavn, men i stedet at ringe til tre rekrutteringsvirksomheder i Frederikshavn.

Overvind ”værdi kompleksitet”

Når du ved, at din beslutning vil komme til at påvirke andre, såsom loyale kunder eller sælgere, skal du være opmærksom på følgende mulige fejltagelser:

  • Undervurder ikke konsekvenserne: Når du træffer svære beslutninger, er det fristende at ignorere eller undervurdere skaden. Selvom beslutningen kan gøre, at du får det bedre, er der nogle andre som vil blive ramt af din beslutning. For eksempel, hvis du beslutter dig for at flytte, vil det betyde, at du bliver nødt til at tage din datter ud af hendes første år i gymnasiet. Her er det vigtigt at være opmærksom på det offer hun gør, og ikke bare forsøge at overbevise hende om, at det ikke er så slemt at flytte.
  • Anerkend interessenterne: Når du træffer beslutninger, kan du let komme til at se dem som ”vinder” og ”taber” beslutninger. Hvis du for eksempel beslutter at levere bestemte kunders ordrer samt at forsinke andres, kan du prøve at få dig til at føle dig bedre, ved at fortælle dig selv, at de ordrer som du vælger at forsinke, er til de kunder som alligevel ikke betaler til tiden, eller bestiller færre varer. Dette kan gøre, at beslutninger bliver lettere for dig at sluge, men du går på kompromis med dine værdier. I stedet skal du anerkende og ære interessenterne, ved at tage de beslutninger, der er i deres interesse.

Når en beslutning vil resultere i en uønsket skade eller tvinge dig til at kompromittere dine værdier, skal du bruge følgende metoder til at reducere skaden:

  • Gør din hensigter tydelig: Vær så klar og tydelig som muligt om din hensigt. Forklar at du er i en dårlig situation, hvor enhver beslutning du træffer, vil komme til at skade nogen.
  • Nedsæt eller kompenser skaden: Find måder at gøre det godt igen for de personer, som er ramt af din beslutning. Giv dem særbehandling i fremtiden for at genoprette en følelse af retfærdighed eller giv dem muligheden for at gøre det godt igen. For eksempel, hvis der er nogle af dine sælgere, der kommer til at miste deres provision fra det salg du er nødt til at annullere, så tillad, at sælgerne stadig kan bevare deres bonus.
  • Minimer skaden: Mennesker har en tendens til at gå i panik, når de præsenteres for dårlige nyheder, da de forestiller sig de værst tænkelige scenarier. Hvis du kan forudse de værst tænkelige scenarier og garantere, at det aldrig vil ske, kan du hjælpe dig selv med at minimere frygten.
  • Anerkend dine ofre: Når dine beslutninger vil skade nogle andre, skal du fortælle dem, at deres offer er en del af en større og bedre helhed, og at deres villighed til at ofre sig, ender med at belønne dem. Gør dit bedste for at få dem til at føle, at de gør det rigtige.

Uanset om dine beslutninger handler om din virksomhed eller din karriere, er de ofte komplekse. Hvis du vælger at erkende den rolle, som både usikkerhed og ”værdi kompleksitet” spiller i at gøre beslutningerne svære, kan du tage små skridt, der sikrer at du tager den bedst mulige beslutning, på baggrund af de informationer du har. Dette medfører samtidigt, at dem der bliver påvirket af din beslutning, nemmere kan forstå den og acceptere konsekvenserne.

Hvis du vil lære at mestre disse situationer, så kontakt Peak Balance på 32 11 30 77 for at høre nærmere.

 

Linda Kihl
lindakihl@mail.dk