Projekter lider under ”A Silent Crisis”

 

Igennem de sidste mange år har eksperter indenfor ledelse og projektledelse fokuseret på at forbedre de formelle systemer relateret til program governance, projektledelse og agile metoder. Men på trods af, at de nye tilgange har skabt betydelige resultater, rammer 2/3 af alle projekter stadig ved siden af. Projekterne lider under ”The Silent Crisis”, der relaterer til emnet ”Silence Fails”, der skyldes denne simple dynamik, at vi simpelthen ikke får tingene sagt.

5 fokusområder som øger projekt performance med 50-70%

Der er 5 fokusområder, hvor vi med lederfokus kan forbedre organisationens evne til at eksekvere på høj-risiko projekter og initiativer ved at bryde med ”a code of silence”:

  • Problem #1 – Urealistiske beslutninger om deadlines og ressourcer
    De fleste projektledere har oplevet problemet i, at der på forhånd sættes rammer for projektet, som de ikke er involveret i f.eks. aftaler omkring leverance, budgetter og deadlines. Andre gange bliver projektlederen bedt om at komme med estimater på tidsplaner og ressourcer, som efterfølgende ignoreres. Det er kun få projektledere, der mener de er i stand til at få denne problemstilling på agendaen hos ledelsen med de konsekvenser at budgettet ikke holder, deadline ikke nås og resultater ikke lever op til forventningerne.
  • Problem #2 – Manglende støtte fra sponsor
    Projektets sponsor forventes at støtte med ledelsesbeslutninger og politisk support, men det sker ikke altid. Når projektets sponsor er fraværende, er projektteamet eksponeret og fastlåst. De har ikke det nødvendige mandat til at tage de beslutninger, som holder organisationen ansvarlig og projektet er dømt til at fejle. Dermed lykkes det ikke at få italesat problemstillingen hos sin sponsor
  • Problem #3 – Stakeholders undgår eller omgås formelle processer
    Når stakeholders ikke følger de formelle processer for planlægning, beslutninger og prioriteringer, kan det ofte påvirke projekternes succes. Stakeholders er ofte ikke interesseret i praktiske eller operative overvejelser og laver derfor ”Work Around” for at opnå, det de ønsker. Projektet bliver godkendt, men konsekvensen er urealistiske commitments, skuffelser og projektteams som ikke leverer de forventede resultater.
  • Problem #4 – ”Project Chicken”
    Når projekter kører af sporet, fordi projektdeltagere eller underleverandører ikke rapportere om risici, eller projektdeltagerne er bagefter på leverancen, falder projektet i kategorien ”Project Chicken”. I stedet håber de, at andre har det samme problem og venter på, at andre siger noget. Når projektteamet spiller ”chicken” bliver status opdateringer og projekt-reviews en joke. Teamet misser muligheden for at reagere og justere på planen. I stedet vil projektet have direkte kollisionskurs mod at mislykkes, mens alle kigger på uden at sige noget.
  • Problem #5 – Team performance
    Mange projektledere har erfaring med projektdeltagere, som ikke kommer til møderne, ikke overholder aftaler eller mangler kompetencer til at møde ambitiøse mål. Ofte har projektlederen ikke indflydelse på muligheden for at udskifte de personer som ikke performer og føler sig ikke i stand til at coache dem. I stedet bliver problemet ignorereret og man laver ”Work Around”. Hvis projektlederen føler sig fastlåst og ikke får taget dialogen, som kan være konfliktfyldt, vil det have konsekvenser for projektets succes.

Den gode nyhed er, at vi kan bryde mønsteret

Den gode nyhed er, at vi kan bryde ”the code of silence” og træne kompetencer som styrker relationer og vores evne til, at få tingene sagt. Mange projektdeltagere gør et reelt forsøg på at italesætte problemer, men de fleste er ineffektive. Nogle siger frem, men holder alligevel tilbage med deres bekymringer. Andre siger frem, men på en måde som provokerer og bringer andre i defensiven. De færreste er i stand til at få sagt deres bekymringer på en måde, så de oplever de er forstået og respekteret. Selvom vi tør tage den svære samtale og er dygtige til at håndtere konflikter, så er reaktionen fra andre også en nøgle til succes.

Vil du være best-in-class?

Kan du genkende de 5 problemstillinger? Vil du træne de kommunikative færdigheder, som du finder hos de 10-20% bedste performere indenfor projektledelse? Så tilmeld dig kurset Crucial Conversations

Gitte Søgaard
info@walkbycoach.dk

Gitte har i mere end 15 år arbejdet med forretningsdrevet HR i markante it-virksomheder, som er drevet af stærk vækst, innovative løsninger, store forandringer og performance drevet kultur.